做外貿怎么跟單?

外貿跟單是從客戶詢價到訂單交付的全流程管理，直接影響交易效率與客戶滿意度。在當前各國供應鏈波動與關稅政策多變的環境下，系統化跟單尤為重要。以下結合實操流程與孚盟軟件功能，提供全鏈路跟單指南。

一、前期準備：客戶與訂單的雙重核驗

客戶資質背調

通過 “海關數據查詢” 功能，分析客戶近 1 年進口記錄，重點關注采購頻率、平均訂單量及主要供應商，判斷其真實采購需求。例如，美國客戶若近期進口量下降 20%，需警惕其市場穩定性。

利用鄧白氏等第三方工具獲取客戶信用評分，對低于 70 分的客戶，在跟單時需提高預付款比例(如從 30% 提至 50%)。

訂單合規性審查

核對產品是否符合目標國的近期相關政策，如歐盟 2025 年實施的紡織品碳關稅，需在軟件系統中標記相關訂單，自動計算附加成本。

確認貿易術語與付款方式，對采用 DDP(完稅后交貨)的訂單，提前通過 “關稅計算器” 模塊，核算目的港稅費，避免報價遺漏。

二、核心跟單流程：從詢盤到交付的全周期管理

1. 詢盤與報價階段

需求準確捕捉：

用“詢盤標簽系統” 分類客戶需求，如 “美國客戶 - 服裝 - 環境保護面料 - 1000 件”，自動匹配歷史成功案例模板，快速生成報價單。

動態報價策略：

針對美國客戶擔憂的關稅成本，在報價單中單獨列出 “關稅分攤方案”，如 “若訂單量超 5000 件，我方承擔 30% 進口關稅”，并通過“價格對比分析” 功能，展示與競品的性價比差異。

2. 樣品與合同階段

樣品跟進要點：

樣品寄出后，在系統設置 “3 天未簽收提醒”，同步發送追蹤號與樣品使用說明(如 “建議洗滌水溫≤30℃”)。若客戶提出修改，用 “版本對比” 功能記錄調整細節，避免量產時遺漏。

合同風險防控：

合同中明確 “關稅波動條款”，如 “若美國對華關稅漲幅超 5%，雙方重新協商價格”，并通過“法律條款庫” 調取近期貿易規則，確保條款合規。

3. 生產與物流階段

生產進度管控：

在“訂單看板” 中，實時更新面料采購、裁剪、縫制等節點狀態，設置 “延期超 3 天預警”，自動通知生產與銷售團隊。例如，越南面料供應商因運輸延誤，系統觸發備選供應商推薦。

物流方案優化：

結合美國港口擁堵情況(如洛杉磯港 2025 年平均卸船延遲 4 天)，在 “物流模塊” 中推薦美西港口 + 內陸運輸方案，同時對比海派與空派的成本差異，提供 2-3 套物流方案供客戶選擇。

4. 售后與復盤階段

交付后跟進：

貨物到港前 3 天，通過孚盟CRM自動發送 “清關文件包”(含發票、裝箱單、原產地證)，并附清關注意事項(如 “美國海關對紡織標簽的英文標識要求”)。

訂單復盤分析：

用“訂單儀表盤” 生成數據報告，分析成本構成(如面料占比 65%、關稅占比 8%)、利潤空間及客戶反饋，為后續訂單優化提供依據。

三、其他場景應對：政策與風險的靈活處理

關稅突然上調

在途訂單：協商 “關稅分攤”，如 “我方承擔 5%，客戶承擔 5%”，并贈送免費倉儲服務;

待確認訂單：提供 “價格保護期”(如 15 天內下單維持原價)，同時推薦替代產品(如用再生纖維規避碳關稅)。

若美國突然加征 10% 關稅，立即通過“客戶分組” 功能，篩選出在途訂單與待確認訂單，分別制定方案：

供應鏈中斷

當越南面料廠因一些原因停工，“供應商備用池” 自動推薦 3 家中國面料廠，對比價格、交期及認證資質(如 OEKO-TEX?)，24 小時內提供替代方案。

四、效率提升工具與技巧

自動化跟單模板：

在軟件中預制 “美國服裝訂單跟單模板”，包含必做事項清單(如 “第 7 天確認面料色卡”“第 15 天安排產前樣”)，新人可直接套用，避免流程遺漏。

移動端實時協作：

利用系統，業務員在展會或工廠現場可實時上傳照片(如生產瑕疵)、語音記錄(如客戶臨時需求)，同步至團隊成員，提升協作效率。

數據驅動決策：

通過“跟單效率報表”，分析各環節耗時(如樣品確認平均需 12 天)，識別瓶頸節點，針對性優化流程(如增加樣品快遞優先級選項)。