做外貿經常會遇到交貨期延誤的情況，如疫情耽誤了出貨、長假影響了生產進度、爆單導致的生產產能跟不上、原材料供給不及時等等。不管什么原因，遇到貨期延遲，怎么跟客戶解釋？如何安撫生氣的客戶呢？

1、貨期延遲，怎么跟客戶致歉、解釋？

① 必須要真誠道歉

不管是什么原因導致的貨期延誤，都是我們的原因，一開口就跟客戶說：“we are so sorry”，讓客戶知曉我們的歉意并且真心想處理這個問題。

② 承認錯誤

要給客戶說：“we know delay your delivery time is a very big mistake.”，道歉+承認錯誤，這是非常重要的兩個步驟，讓客戶安心聽下面的解釋。

③ 給出合理的理由

本來就是我們的錯誤，那么想讓客戶去給我們機會的話，就一定要有合理的、能說服人的理由。千萬不要隨便找一個理由，這樣會惹怒客戶，也許客戶會取消訂單。而如果給出的理由是合理的、不可抗力的，那么客戶大多也能理解的，訂單會照常進行。

④ 說明新交貨期

說明貨期延誤原因后，一定也要給出解決方案，并說明新的交貨期。這個時候也需要注意了，為了避免再次出現交貨延遲的狀況，跟客戶溝通的時候，留出來個可彈性的時間，給自己一些余量來應對突發的問題。另外，經常和供應商、生產商去溝通，了解近期訂單和生產情況。

⑤ 鄭重承諾

最后一定要向客戶保證這樣的錯誤不會再發生，給出承諾，若再次出現這種問題，會給予賠償，讓客戶看到我們的決心和真誠。

2、致歉郵件模板

模板一

Dear XXX,

We are so sorry to let you know that the XX you purchased from us may not be able to be delivered on time.

The demand for these particular & popular items has exceeded our expectation, and our stock is depleted. However, the new batch of these items will be ready next Friday, on which we have confirmed with our production department for your shipment.

We understand that as a professional client, after you make a purchase, you definitely expect to receive your products in a timely manner. We know that we have let you down, and for which, we wanna express our serious & sincere apology to you.

You will be kept updated for production and shipment. Again, we apologize for all the inconvenience caused by this. Come to us if you need any further help.

我們很抱歉地告知您，您在我公司采購的XX產品，可能無法按時交貨了。

這批特別受歡迎的產品需求量已經遠遠超出我們的預期，目前我們的庫存已經耗盡。但是，最新一批產品將在下周五準備好，我們已經和生產部門確定了您的出貨。

我們知道作為一個專業的客戶，在您下單之后當然希望能夠準時收到產品。很抱歉我們讓您失望了，為此，我們想要向您表達誠摯的歉意。

我們會向您及時報備最新的生產和出貨信息。對您造成的不便，再次說聲抱歉。如果您有任何需要請聯系我們。

Tips：解釋為什么貨期推遲，讓客戶知道我們會盡快為他們準備貨物，并表示對此造成的不便我們很在乎，表明會讓客戶知道生產和裝運的情況，向客戶表示愿意提供協助。

模板二

Mr. Hamilton:

I am very sorry to inform you that the previous agreement signed between our company and your company clearly indicated that the upload time of this product was May 13. However, due to the errors in our artificial order arrangement, it was impossible to ship the product in accordance with the previous agreement. We hope to have in-depth communication with your company.

After the understanding reached by your board of directors, we will still be able to do so. In order to complete this transaction, we will try our best to ship all our products to Dalian Port before May 16, and then ship them to your designated place.

This mistake is entirely caused by our company, so in order to compensate for the loss of your company in this transaction, we will give you a discount for ordering your products at 2% of the total price of the products. In addition, all additional charges in the sales process of this product are borne by our company. The product is transported to the corresponding port and to the designated place of your company. The transportation cost of this part of the product is from Our company is responsible for the maritime road transport industry. Our company will also pay the insurance fees in this transaction.

尊敬的漢密爾頓先生：

非常抱歉的通知您，此前我公司和貴公司所簽署的協議中表明產品上船時間為5月13日，但由于我方人為訂單安排出現誤差，導致在此次交易中，無法按照此前的約定將產品裝運上船，希望和貴公司深入溝通。

在貴公司董事會達成諒解之后，我們依然能夠完成這筆交易，本次交易中我方會盡量趕在5月16日之前將所有產品運至大連港，此后上船運輸到貴公司指定地點。

本次失誤完全由我公司造成，因此為了能夠彌補貴公司在本次交易中的損失，我公司會按照產品總價2%給予貴公司產品訂購優惠，此外本次產品銷售過程之中的所有附加費用都由我公司承擔，產品運輸至相應港口及運輸到貴方所指定地點，這一部分產品運輸費用從海運到路運皆由我公司承擔，我公司也會支付本次交易中的保險費用。（外貿怎么用郵件催客戶下單？）

Tips：道歉-給出理由-說明新交期-承認錯誤-給予優惠，讓客戶看到我們的真誠道歉與解決問題的方式，這種情況下，客戶能看到我們的真心，大多情況下也愿意接受。更多郵件模板請使用孚盟MX外貿CRM