混亂不堪的外貿業務郵件怎么管理?

孚盟軟件在過往的外貿軟件服務中,服務過不同規模的外貿企業,小型,中大型等,但是在外貿業務郵件管理上都面臨過同樣的問題,孚盟軟件總結如下:
1. 外貿業務郵件分散在各業務員的Email系統中,領導無法查詢、監督及審批管理,更無法進行客戶資源的統一管理
2. 郵件作為公司最重要的資源,如何備份,如何歸檔成為企業的網絡管理員的一項不可能完成的任務,郵件越來越多,容量從一個G到十幾個G不斷的增長,有一天突然打不開發怎么辦?系統或硬盤壞了怎么辦?中了病毒,郵件被莫名其妙刪除怎么辦?業務員走了,郵件及客戶資料也帶走了,或者惡意刪除,這些就好象是一顆不定時的炸彈,無法知道什么時候會發生,如何才能有效的避免。
3. 大量交往記錄無法有效整理,僅靠郵件系統無法做到按客戶、聯系人甚至按項目、報價、合同、服務請求分別歸檔,客戶資源無法有效的整理和分析。
4. 通過參會,外貿推廣獲取的大量詢盤和客戶資料缺乏有效和持續的跟蹤和挖掘,造成商業機會流失。
5. 業務人員每天將大量的時間用于處理單據和重復性工作,歷史數據不能方便的被業務人員檢索和調用,日常操作停留在手工勞動,無法發揮業務人員的最大價值。
6. 垃圾郵件太多,如何能有效的防范。
7. 為什么老是電腦網絡老是會中病毒,總是無休止的重裝系統,其實90%的病毒是通過電子郵件進行傳播的。
8. 人員流失造成客戶資源流失和新員工接手原工作的緩慢,有用的銷售經驗不能有效的內部傳遞。
9. 歷史沉淀下許多有用的銷售數據及郵件卻不能利用為決策參考信息,為下一年產品開發和經營方向參考。
針對以上外貿郵件管理問題,孚盟MX外貿CRM可完美解決。
孚盟MX外貿CRM系統采用先進的構架,包括客戶端,服務端和業務相關數據及郵件三部分,所有來自客戶/潛在客戶的Email都會存入到孚盟MX外貿CRM系統服務器端,業務員通過使用孚盟MX外貿CRM系統客戶端跟據權限訪問和處理自已的郵件。郵件可以通過服務器自動接收,也可由客戶端接收后提交給服務器端。所有的郵件以目錄形式存儲,只要服務端的硬盤空間有多大,就能存多少郵件。
1、所有的郵件全部存儲在服務器端,并配置有多種郵件備份方式,包括自動備份,打包備份,手動備份等多種手段,提供多種數據恢復手段和方案,保證郵件萬無一失。
2、業務員在任意一臺電腦上,只要輸入用戶就可以訪問和處理自已的郵件,無需作備份,電腦重裝,系統損壞,不必再擔心郵件丟失,只需安裝一下客戶端軟件,輸入用戶和密碼,所有的數據跟從前一模一樣。
3、真正的網絡版的郵件處理軟件。
外貿企業高層和業務主管不單可以根據各種搜索條件的組合靈活檢索所有的往來Email,以查看和監督日程業務的運作和進展情況,而且可以直觀查看到每個有權查看業務員的所有郵件及客戶資料,包括建立的文件夾,發出的郵件和外理郵件的情況,客戶開發的進度等等。
企業可以基于業務員或特定的客戶建立Email審批流程
1、對于企業不放心的新手,主管可以設置為其所有要往外發的Email都須經過審批程序。審批通過的email方可由業務員發出。審批未通過的,需作根據主管建議作相應修改,直至通過審批。
2、對于企業的重點或敏感客戶,主管可以設置為所有要發給這些客戶的Email都須經過審批程序。審批通過的Email方可由相應的業務員發出。審批未通過的,需作根據主管建議作相應修改,直至通過審批。
3、嚴格各級權限管理,對各種敏感資料都可控制。對使用的郵箱和發件時顯示的名字都可設置,還可控制郵件刪除的權限,并且已刪除進行可以恢復和跟蹤。
當然,孚盟MX外貿CRM還支持手機下載使用,APP下載,方便好用,作為CRM,可一鍵名片掃描入檔,海量名片隨身攜帶,永不丟失 無需部署,1分鐘開通,10分鐘會用 移動端、PC端,全端隨心用,詳細信息可搜索孚盟軟件官網獲取軟件體驗。