所屬分類：外貿干貨
發布時間：2022.05.13
近期，奧密克戎病毒在多地散發，部分城市進入疫情封控狀態，“14天” 、“7+7” 、“2+12”以及“2+2+2+2”等輪番上演。
身處上海的我們可以說是在風暴中心，要面對200多名員工居家辦公，而且時間已經長達50天，無疑對個人和公司都是巨大的挑戰 。
居家期間也和很多客戶溝通過，也能切身感覺到各位老板的壓力，一邊是環境突然的改變，直接影響訂單生產出貨，一邊是員工長期居家工作狀態如何保證？老板擔心員工狀態大幅下滑，疫情之后會影響效率，也擔心目前的工作方式也會出現員工“摸魚”的情況。
網絡上有一份居家辦公調查，老板和員工有不同的看法。老板總會擔心員工在家“摸魚”，覺得他們不夠自律、工作不夠飽和、對待工作敷衍了事。而員工認為在家里工作可以放松，能開心地工作，免去通勤的麻煩，但沒有像在辦公室里可以那么集中精神地高效完成工作，容易拖延。
如何高效地“居家辦公” ，是現在亟需解決的問題。接下來，我將從管理者和員工兩個角度，講講如何讓員工提高在家辦公的效率，同時打消你認為員工 “摸魚”的疑慮。
今早在公司群里，看到一張圖片，很讓人深思。圖中大致意思是，某公司要求全體員工居家辦公期間，全員安裝電腦監控軟件，要求員工每5分鐘自動截屏，每天截屏不夠89次的算曠工。不難發現，居家辦公讓你和員工之間產生了巨大的隔閡。對于老板而言，隔著電腦手機屏幕，就算心再大，也常常不安——員工畢竟不在視線范圍內，如果不夠自律，拿著工資在家“摸魚”怎么辦？對于員工，離開公司辦公環境，居家辦公并不如想象的那么好，很多時候是“有苦不敢言”。有數據顯示，41.1%的人反饋居家辦公日均辦公時長延長了很多。在公司上班雖然偶爾加班，但有時間、空間上的界限，而在家辦公甚至要全天在線待命。同時，你和員工之間的互不了解，極大地提高了工作的溝通成本，影響工作效率，也加劇各自的焦慮。作為一個從事企業信息化的人來看，這個也是信息不通暢所導致的，員工工作對于老板來說這個時候就是黑匣子，很多老板眼前的畫面就是員工可能在“偷懶”。面對著各種不確定的事情，你和員工的心態都會變得很脆弱。因此，當居家辦公變為常態，你和員工如何適應這種新常態，是必須提升的必修課。居家辦公最大的障礙，在于你無法和員工面對面地溝通工作，無法推進工作的進展。但無論是線上辦公，還是線下辦公，如果你沒有有效的管理機制，你依然無法避免員工“摸魚”。因此設置一些有效的工作模式，是相當必要的，可以幫你緩解困境。核心是你要和員工之間建立信任，信任是一切工作的前提。無論是居家辦公，還是線下辦公，做好業績追蹤，是每天都要做的。可以根據自身情況做好業績追蹤，這里推薦幾個核心的管理表單——目標拆分表、業績預測表、工作習慣表、客戶跟進表和數據儀表盤。業績預測表，即每天的業績預測，比如今天預計能到款多少。工作習慣表，即員工每天的工作習慣，什么時間做新客戶溝通，什么時間做老客戶維護。客戶跟進表，即員工當天跟進客戶的名單，包括客戶公司的信息等。數據儀表盤，即每天實際的業績進展，并要把業績數據同步到部門群中。這些數據，可以從員工每天的日報得到。日報要總結當天的工作進展以及心得，寫得越詳細越好，形成肌肉記憶。如果是用孚盟CRM產品的同學可能這個時候會感覺幸福一些，可以用客戶跟進、還有下屬郵件與WhatsApp溝通記錄的功能，充分利用日報、周報功能，了解業務人員每天任務達成的情況，檢查關鍵客戶的細節跟進過程，關注新增客戶量、互動客戶量等關鍵數據。所有工作線上留痕，效率就會更高。早會一般開5~10分鐘，可以提前上班時間，同時讓員工穿著正裝或者簡裝辦公，精氣神要到位，工作狀態要有。如果跟家人在一起時，最好要有獨立辦公室。同時，你要同步業績進度，沒有業績是團隊最大的焦慮。從中發現不足，并進行針對性的技能培訓，最后要規劃第二天的工作安排。這個過程，你一定要通過視頻會議。員工必須要打開視頻，面對面才能看到員工的狀態。大家要知道保證執行的基礎就是早會、晚分享與周會。因為執行過程中目標總是在偏離，需要不斷的對齊，如果我們不開會，目標會失控，如果是出了問題再開會那已經堆積了大量無法解決的問題，如果只是月會，那一年只有12次的對齊目標、糾錯與改進效果復盤的機會，如果是周會那比月會就翻了4倍，如果有每日兩會的好習慣，你就是有了最高糾錯能力。特別是居家辦公時期，還有凝聚人心的作用。員工居家辦公效率低，很重要的原因是無法像線下那樣，能和同事保持高效的溝通。你想，平常5分鐘的交流，線上溝通花的時間勢必會增多。多安排一些簡單高效的溝通會議，讓員工簡要介紹各自工作進度和心得。但你要注意會議頻率和質量，盡量縮短會議時間，提高員工注意力。同時，減少不必要的廢話，讓員工用兩三分鐘說明情況，提高溝通效率。根據工作特點設定次數，不宜過多，這樣會給員工帶來額外負擔。你要給予員工充分的尊重，及時回應員工所提出的問題，并對工作的完成給予肯定。你也可以把游戲活動加入到會議中，和大家一起玩玩游戲、聊聊生活，兼顧員工狀態。居家辦公，是鍛煉團隊協作的重要場景。你可以將這個挑戰，視作一次優化自己工作方式的機遇。
疫情讓企業面對未來的不確定性，而確定的是，居家辦公問題，可能是今年企業都會階段性遇到的，那過程管理的透明化就特別重要了。
那么，我們在平時管理中就要開始建立過程管理機制，比如，目標要拆解到日或者周、早晚會，周會、日報等制度等。當然能借助數字化系統就會更加提升工作效率，比如，可以用企業微信做內部溝通或者流程審批，可以用孚盟的CRM管理銷售工作，保證執行效率。如果在這個階段你仍然可以保證效率，那自然是在激烈的競爭中可以搶先一個身位，也希望孚盟軟件能夠和大家一起贏在前面。
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居家辦公總說員工摸魚，其實你的管理已經在“摸魚”了！
