外貿(mào)管理系統(tǒng)幫助企業(yè)解決業(yè)財數(shù)據(jù)不通的問題

財務(wù)說 “這個月利潤 10 萬”，業(yè)務(wù)說 “我們明明簽了 20 萬的單”，兩邊的數(shù)據(jù)對不上，不知道信誰；

業(yè)務(wù)員離職，把客戶的微信、郵箱都帶走了，新接手的人 “連客戶叫什么都不知道”，客戶慢慢就成了競品的；

采購說 “沒收到銷售的備貨單”，銷售說 “早就發(fā)了”，互相扯皮，最后貨沒備齊，客戶取消訂單。

這些問題，其實是因為 “沒一套統(tǒng)一的管理系統(tǒng)”，各部門各干各的，信息不通。外貿(mào)管理系統(tǒng)就是把這些 “亂局” 拆開，讓業(yè)務(wù)、財務(wù)、客戶、協(xié)作都順起來。

先講 “業(yè)務(wù)財務(wù)數(shù)據(jù)不通” 的問題。很多外貿(mào)公司是 “業(yè)務(wù)用 Excel 記訂單，財務(wù)用另一個 Excel 記賬”，業(yè)務(wù)錄訂單時 “沒填海運費”，財務(wù)算成本時就漏了，最后利潤算高了；或者業(yè)務(wù) “訂單改了交貨期”，沒告訴財務(wù)，財務(wù)還是按原時間算 “應(yīng)收款”，導(dǎo)致對賬混亂。

孚盟的外貿(mào)管理系統(tǒng)能把 “業(yè)務(wù)和財務(wù)綁在一起”：業(yè)務(wù)在系統(tǒng)里錄訂單，填 “100 件，每件 15 美元，海運費 2000 元”，系統(tǒng)會自動把這些數(shù)據(jù)同步到財務(wù)模塊；客戶付款后，財務(wù)在系統(tǒng)里錄 “收到 12000 元”，系統(tǒng)直接算 “應(yīng)收 10800 元（151007.2），多收 1200 元，下次抵扣”，業(yè)務(wù)和財務(wù)看的是同一套數(shù)據(jù)，再也不會 “業(yè)務(wù)說賺了、財務(wù)說虧了”。

再說說 “業(yè)務(wù)員離職帶跑客戶”，這是很多外貿(mào)公司的 “心頭病”，客戶信息都在業(yè)務(wù)員手里，不是記在私人微信，就是存在私人郵箱，離職時一刪，客戶就沒了。

管理系統(tǒng)會建 “統(tǒng)一的客戶數(shù)據(jù)庫”，業(yè)務(wù)員跟客戶聊的每一封郵件、每一次電話記錄，都要錄進系統(tǒng)：客戶說 “要 CE 認證”，錄進去；客戶問 “交貨期能不能提前”，也錄進去。

業(yè)務(wù)員離職時，不用 “交微信、交手機”，只要把系統(tǒng)賬號轉(zhuǎn)給新接手的人，新員工打開客戶檔案，就能看到 “客戶的所有需求、之前的報價、合作記錄”，甚至能看到 “上次聊到‘樣品已經(jīng)寄出去，等反饋’”，直接接著跟進就行。

然后是 “部門協(xié)作差” 的問題。采購、銷售、物流各干各的，信息不通就容易出亂子。

比如銷售接了個 “10 天后交貨” 的急單，在系統(tǒng)里錄訂單時標 “急單”，系統(tǒng)會自動把訂單推給采購，提醒 “這是急單，3 天內(nèi)要備貨”；采購備完貨，在系統(tǒng)里點 “已備貨”，物流部門就能看到 “可以安排發(fā)貨了”，還能直接在系統(tǒng)里訂艙、填報關(guān)信息。

整個流程不用 “銷售催采購、采購催物流”，系統(tǒng)會自動傳信息，每個部門都知道 “自己該干什么、什么時候干”。

用這個系統(tǒng)還有個好處：管理層能 “實時看數(shù)據(jù)”。打開系統(tǒng)的 “儀表盤”，就能看到 “這個月簽了多少單、賺了多少錢、哪個客戶下單最多、哪個業(yè)務(wù)員業(yè)績最好”，不用再等部門交報表。

比如你看到 “某款產(chǎn)品這個月賣了 500 件，比上個月多 300 件”，就能讓生產(chǎn)部門多備點貨；看到 “某業(yè)務(wù)員的客戶流失率高”，就能幫他分析 “是不是跟進不及時”。

實施這個系統(tǒng)時，不用怕“員工不會用”，孚盟會有專門的培訓(xùn)，教業(yè)務(wù)員怎么錄訂單、采購怎么看備貨提醒、財務(wù)怎么對賬，還會建售后服務(wù)群，有問題隨時問。剛開始用的時候，可以先讓一個部門試點，比如先讓銷售用系統(tǒng)錄訂單，用順了再推給采購、財務(wù)，慢慢過渡，不會打亂日常工作。

對外貿(mào)公司來說，外貿(mào)管理系統(tǒng)不是 “奢侈品”，而是 “必需品”。尤其是公司規(guī)模超過 5 個人后，靠 “口頭傳、Excel 記” 根本管不過來，必須用系統(tǒng)把 “業(yè)務(wù)、財務(wù)、客戶、協(xié)作” 串起來，才能少點內(nèi)耗、多點精力抓商機。

現(xiàn)在越來越多的外貿(mào)公司靠系統(tǒng) “降本增效”，把之前浪費在 “對賬、找客戶、扯皮” 上的時間，用來開發(fā)新市場、服務(wù)老客戶，生意自然越做越大。