一、準備充分，細節先行

在與客戶初次接觸前，務必通過各種渠道（如公司官網、社交媒體、行業報告、海關數據等）了解客戶的公司背景、業務范圍、市場定位等信息。這不僅能幫助你更好地準備溝通內容，還能在交流中展現出對客戶的尊重和專業性。

對自家產品了如指掌是拿下訂單的基礎。一個連產品都不熟悉的業務員，能將產品賣給客戶嗎？會贏得客戶的信任嗎？從產品的技術參數、生產工藝到使用方法、售后服務，都要做到心中有數。這樣在與客戶溝通時，才能準確解答疑問，提供有價值的信息。客戶既然敢下訂單，說明他對產品還是有一定了解的，甚至說非常了解，而你要做的就是比他更專業，把客戶當傻瓜是最不明智之舉。

二、溝通細節，展現專業

發送時間：65%的客戶在上班后的3個小時處理郵件，這個時間段發送的郵件，被閱讀和回復的幾率更大。注意，郵件頻率不能過高，不然會引起客戶反感。

首先得讓客戶認識你，不然人家可能早就把我們忘記了，何談下單？怎么建立溝通呢？比如說公司今年最新款產品、客戶生日、圣誕節這樣的重大節日、產品促銷、公司產品質量突破等，都可以給客戶發個郵件，首先建立信任，信任是成交的基礎。注意，過節時的內容要與眾不同，不要千篇一律，可以發個精致的賀卡，最好不要說合作的事，畢竟咱自己過節的時候也不喜歡談工作。

但及時回復并不代表隨隨便便回復，也一定是專業的回復。業務員需要給予客戶專業的建議或者意見，讓客戶的需求從模糊變得清晰，這樣后期談判可以省去大量的時間和提高效率。專業的回復，不光是產品知識、回復技巧，還包含推薦客戶所在國家的目前熱賣款式、產品在客戶國家或者銷售市場需要注意的問題、產品在客戶國家所需要的認證、客戶所在國家的物流行情等等，這需要時間去積累。

三、報價與談判細節

專業的報價單：一份精美的報價單能夠給客戶留下好的印象，客戶更愿意信任專業的供應商，而且精美的報價單客戶會存檔下來，經常會整理的時候翻出來看到。專業的報價單，至少應該包含報價單的單頭、產品基本資料、產品技術參數、價格條款、數量條款、支付條款、質量條款、交貨期條款、品牌條款、原產地條款、報價單附注的其他資料等，要注意涵蓋客戶所需要的以及可能需要的所有信息，對于客戶給到的報價單，要及時、完整、正確地填寫。當我們把一個簡單的報價單做到讓客戶挑不出毛病的時候，那離客戶下單也就不遠了。

四、跟進與服務細節

外貿由于跨度遠周期長，一個單子往往從生產到運輸需要花上好幾個月，客戶下單時間也需要好幾個月，所以在此期間必須要不斷的跟進，按照一個好的節奏，比如第一時間跟進一次，隔兩三天再跟進一次，一個星期后每個星期跟進一次，之后一個月每半個月到一個月跟進一次。

樣品是拿下訂單的敲門磚，在寄樣時，也有諸多值得注意的細節。比如在打包時，注意包裝良好。另外，寄樣時最好隨附上名片、樣本、報價單、專業的樣品標簽、樣品發票等，當客戶想要聯系你時能夠通過名片聯系上你，從而促進訂單。

PI上一定要列清楚供應商及其聯系方式、客戶及其信息、價格條款、付款方式、成交方式（貿易條款）、供應商收款銀行信息、交貨期（裝運期）、運輸方式、貨物明細/品名/數量/價格等以及其他雙方約定事項，做到內容簡潔、細節準確、商業條款清晰。

五、總結