外貿業務發票管理-3步解決外貿發票管理難題

外貿發票是企業與境外公司發生出口交易事項時，根據合同內容所開具的出口發票，出口發票通常分為七聯，包括存根聯、記賬聯、出口退稅聯、結匯聯、海關聯、稅務機關存根聯、客戶聯。外貿訂單完成后，財務都會對此訂單進行出口退稅處理，這就需要整理出報關的各項數據，再根據報關的相關數據確定采購發票的開票明細，確定無誤后就會給相應的供應商發送開票通知單。外貿公司收到供應商的發票后，就要對發票進行再次登記，確定發票是否準確。在整個外貿業務流中財務確定各項發票齊全后，才會給供應商安排付款。整個流程較為復雜，當然可見發票的管理顯得尤為重要。當然目前很多外貿公司已經使用專業的管理軟件進行發票管理了，借助專業的外貿軟件如何管理發票來提升管理效率？操作分3個步驟，細節如下：

1、報關明細

外貿ERP管理系統對于報關業務可以實現一鍵化操作，外貿業務員在完成出貨明細的填寫后，就可以在報關明細上導入出貨明細資料，這時外貿ERP管理系統會自動匯總出貨明細產品的海關編碼、報關箱數、數量及價格等信息，不需要人工再次錄入。而且，外貿ERP管理系統還可以自動將這些貨號按照海關編碼進行合并，當然你也可以人工手動合并，操作便捷。

2、開票通知

外貿業務人員確定報關明細之后，就可以通知供應商開發票。在開票通知，可以選擇這個出貨單下的所有采購明細，選擇完成后即生成了開票通知單，在開票通知單的對賬明細，你可以看到這些貨號的數量、單價、開票金額、采購單金額等，方便你對采購相關數據的核對以及驗證開票金額的換匯比率是否合理。確定開票的明細沒有問題之后，就可以在發票內容直接導入報關明細中的相關數據，作為通知供應商的開票內容。而且，當發票內容的數據不完全匹配時，系統會做出提示，及時提醒操作人員發現錯誤并修正。通知開票的發票內容確認好后，就可以選擇單據輸出，發送單據給供應商進行開票。

3、發票登記

外貿業務員收到供應商的發票之后，就可以進行發票登記了。通過外貿ERP管理系統可以快速完成所有的發票登記工作。

財務在付款之前，就可以從付款記錄的發票明細登記這筆款項的關聯發票，就可以了解發票是什么時候發過來的，發票金額是多少等，防止財務人員多付或漏付款項的情況出現。如果遇到個別合作的供應商沒法開具發票，外貿ERP管理系統也可以對代開發票進行管理。

只需要在開票通知單，對開票廠家進行更改，將不能開票的廠家改為代開票的廠家。還可以在這里填寫代開票的稅點，外貿ERP管理系統會自動計算開票費用，審核開票通知單后，系統還會自動生成一筆給代開票廠家的開票費用應付賬款，確保每筆貨款不遺漏。
 
孚盟外貿ERP管理系統的發票管理不僅可以幫助外貿企業在源頭降低開票的出錯率，可實時跟進發票管理進度，及時提醒跟蹤的人員，提升退稅申報的效率，減輕外貿公司在發票管理上的負擔。外貿票據管理相關：（如何避免報關單與發票不一致問題？）