采購總是亂成一鍋粥？ERP采購系統(tǒng)3步搞定

“詢價(jià)靠 Excel、下單靠微信、入庫靠口頭通知”，這是很多外貿(mào)企業(yè)采購流程的真實(shí)寫照。

看起來每個(gè)環(huán)節(jié)都有人管，實(shí)則混亂不堪，詢價(jià)記錄散落各處，需要時(shí)找不到；下單沒有標(biāo)準(zhǔn)化流程，漏審批、錯(cuò)訂單是常事；入庫信息不同步，要么倉庫沒準(zhǔn)備，要么庫存記不清，不僅影響訂單交付，還會(huì)增加企業(yè)成本，比如因?yàn)槁┫聠螌?dǎo)致的缺貨損失，因?yàn)閹齑娌粶?zhǔn)導(dǎo)致的積壓浪費(fèi)。

而解決這些問題的關(guān)鍵，不是靠 “更細(xì)心的采購”，而是靠 ERP 采購系統(tǒng)，把 “詢價(jià) - 下單 - 入庫” 的流程標(biāo)準(zhǔn)化，讓每個(gè)環(huán)節(jié)都有數(shù)據(jù)可查、有流程可依。

一是用系統(tǒng)統(tǒng)一管理詢價(jià)，告別 “Excel 混亂記”。采購的第一步是詢價(jià)，但很多人忽略了 “詢價(jià)記錄的完整性”。一份完整的詢價(jià)單，不僅要包含供應(yīng)商名稱、報(bào)價(jià)、產(chǎn)品規(guī)格，還要有交貨期、質(zhì)量保證、付款方式、售后服務(wù)等信息。以前用 Excel 記，很容易漏填信息，比如忘了記錄供應(yīng)商的交貨期，后續(xù)下單時(shí)才發(fā)現(xiàn)對(duì)方無法滿足交期，只能重新詢價(jià)。

而 ERP 采購系統(tǒng)能幫你把詢價(jià)環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化：在系統(tǒng)里創(chuàng)建詢價(jià)單，必填項(xiàng)包括供應(yīng)商信息、產(chǎn)品明細(xì)、報(bào)價(jià)有效期等，甚至能上傳供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單附件；系統(tǒng)還會(huì)自動(dòng)對(duì)比不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，標(biāo)出低價(jià)、平均價(jià)，以及交貨期短的選項(xiàng)，不用你手動(dòng)計(jì)算。

比如以前整理 3 家供應(yīng)商的詢價(jià)單，要花 2 小時(shí)比對(duì)價(jià)格和交期，現(xiàn)在用孚盟 ERP 采購系統(tǒng)，5 分鐘就能看到自動(dòng)匯總的對(duì)比表，還能直接查看供應(yīng)商的歷史合作記錄，比如上次合作的交貨是否準(zhǔn)時(shí)、質(zhì)量是否有問題，避免踩坑。

二是用系統(tǒng)規(guī)范下單流程，杜絕 “漏單錯(cuò)單”。采購下單不是 “發(fā)個(gè)消息就行”，而是需要經(jīng)過 “需求確認(rèn) - 審批 - 訂單發(fā)送 - 供應(yīng)商確認(rèn)” 的完整流程。很多企業(yè)漏單錯(cuò)單，就是因?yàn)榱鞒滩煌该?/span>，比如沒有審批流程，采購擅自下單，導(dǎo)致訂單金額超標(biāo)；或者訂單發(fā)送后沒有確認(rèn)，供應(yīng)商沒收到卻沒人知道。

ERP 系統(tǒng)能把下單流程 “固化”：銷售部門的訂單需求會(huì)自動(dòng)同步到采購系統(tǒng)，采購先確認(rèn)庫存是否足夠，不夠再創(chuàng)建采購訂單；訂單需要經(jīng)過部門主管、財(cái)務(wù)審核后才能發(fā)送，審核意見會(huì)實(shí)時(shí)顯示在系統(tǒng)里，誰駁回、為什么駁回都一目了然；訂單發(fā)送給供應(yīng)商后，系統(tǒng)會(huì)提醒供應(yīng)商確認(rèn)，未確認(rèn)的訂單會(huì)自動(dòng)提醒采購跟進(jìn)。

三是用系統(tǒng)同步入庫信息，實(shí)現(xiàn) “庫存實(shí)時(shí)更新”。采購的重點(diǎn)是入庫，但很多企業(yè)的 “入庫” 和 “庫存” 是脫節(jié)的，倉庫入庫后，沒有及時(shí)更新庫存數(shù)據(jù)，導(dǎo)致銷售部門以為庫存不夠，重復(fù)下單；或者入庫時(shí)數(shù)量記錯(cuò)，導(dǎo)致庫存數(shù)據(jù)不準(zhǔn)，影響后續(xù)訂單。

ERP 系統(tǒng)能讓入庫和庫存 “無縫銜接”：貨物到倉庫后，倉管掃碼就能完成入庫，掃描的信息（產(chǎn)品名稱、數(shù)量、批次）會(huì)自動(dòng)同步到系統(tǒng)，庫存數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新；如果入庫數(shù)量和采購訂單不一致（比如供應(yīng)商少發(fā)了貨），系統(tǒng)會(huì)提醒采購聯(lián)系供應(yīng)商處理；入庫完成后，銷售部門能實(shí)時(shí)看到庫存，不用再打電話問倉庫。

比如以前倉庫入庫靠手寫記錄，再手動(dòng)錄入 Excel，要花 1 小時(shí)才能更新庫存，現(xiàn)在掃碼入庫只要 5 分鐘，庫存數(shù)據(jù)立刻同步，銷售看到庫存足夠，就能馬上安排發(fā)貨，縮短交付周期。

采購流程的 “亂”，本質(zhì)上是 “數(shù)據(jù)不通、流程不標(biāo)準(zhǔn)”。以前靠人工協(xié)調(diào)，不僅效率低，還容易出錯(cuò)；現(xiàn)在用 ERP 采購系統(tǒng)，把 “詢價(jià) - 下單 - 入庫” 串成一條線，每個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)都能實(shí)時(shí)同步，每個(gè)流程都有跡可循。

從老板的視角看，以前天天要盯采購進(jìn)度，現(xiàn)在打開系統(tǒng)就能知道 “哪個(gè)訂單在詢價(jià)、哪個(gè)在審批、哪個(gè)已入庫”，流程透明了，不用再花時(shí)間催進(jìn)度；從采購的視角看，以前要記各種細(xì)節(jié)、盯各種環(huán)節(jié)，現(xiàn)在系統(tǒng)會(huì)提醒、會(huì)匯總，工作輕松了，失誤也少了。

像孚盟 ERP 采購系統(tǒng)，就是通過標(biāo)準(zhǔn)化流程和實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)同步，幫企業(yè)把采購從 “亂成粥” 變成 “有條理”，不僅解決了 “漏單錯(cuò)單” 的痛點(diǎn)，還能銜接 “采購 - 庫存 - 銷售” 的環(huán)節(jié)，讓整個(gè)交易履約流程更順暢。