用銷售管理系統記準客戶需求，讓每次溝通都說到點上

外貿銷售常犯的一個錯：跟客戶聊的時候聊得很細，客戶說 “我們需要符合歐盟 CE 認證的產品，而且交貨期最好不超過 30 天，包裝用中性無 logo 的紙箱”，聊完覺得 “都記下來了”，轉頭忙著處理其他訂單，沒及時整理，下次跟進時只記得 “客戶要 CE 認證”，把交貨期和包裝要求全忘了 —— 發報價時沒提 “30 天交貨”，客戶回復 “你們交貨期太長，我找別家了”，才猛然想起之前的承諾，追悔莫及。

其實不是銷售不重視客戶，而是零散的需求沒有一個固定的 “存放處”，像散落在桌上的紙片，風一吹就亂了，時間一長自然記不清。

銷售管理工具的核心作用，就是給這些零散的需求找個 “專屬檔案柜”，還能貼上標簽、做好分類，下次要用時一抽就中。

比如用孚盟CRM 模塊，每次和客戶溝通結束，不管是電話、郵件還是 WhatsApp 聊天，都能馬上在客戶的專屬檔案里補充 “溝通記錄”。

這里要注意，記錄不是隨便寫兩句，而是要分 “需求類型”：

比如 “硬性需求”—— 必須符合 CE 認證、交貨期≤30 天，這些是客戶合作的前提，要標紅強調；

“柔性需求”—— 中性包裝、希望提供樣品檢測報告，這些可協商但滿足后能加分的，標藍標注；

還有 “潛在需求”—— 客戶提到 “最近在拓展東歐市場”，可能未來需要多語言說明書，這類可以標黃記錄，作為長期跟進的伏筆。

除了文字記錄，還能給需求打標簽，比如 “CE 認證”“交貨期 30 天”“中性包裝”“東歐市場拓展”，標簽可以按 “產品相關”“服務相關”“市場相關” 分類，后續篩選客戶時也能用得上。

系統的 “跟進提醒” 功能也能幫上大忙，而且不是簡單的 “到點提醒”，而是能關聯需求的 “智能提醒”。

比如客戶說 “下周一之前給我發帶 CE 認證的樣品報價”，在系統里設置提醒時，不僅能選 “下周一上午 9 點”，還能勾選之前記錄的 “CE 認證”“交貨期 30 天” 標簽，到了提醒時間，彈窗里會直接顯示 “給 XX 客戶發樣品報價，需包含 CE 認證說明，交貨期標注 30 天內”，不用再去翻之前的記錄，直接按提醒內容準備報價就行。

還有個進階用法：把客戶需求和產品信息關聯起來。比如客戶提了 “CE 認證”，在系統里點擊這個標簽，就能自動跳出公司里符合 CE 認證的產品列表，包括產品參數、認證編號、過往成交案例，制作報價時直接調用這些信息，既能確保報價符合需求，又能節省找資料的時間。

建議每次溝通結束后，哪怕再忙，也要花 5 分鐘整理記錄 —— 不用寫得像作文，重點記 “客戶明確說‘要’的”“客戶說‘不要’的”“客戶猶豫的點” 這三類信息，比如 “要 CE 認證（必須），不要彩色包裝（明確拒絕），對價格有點猶豫（需準備優惠方案）”。

時間長了，這些記錄會變成跟客戶溝通的 “說明書”，不管過多久跟進，都能戳中客戶的需求點，不會再因為 “忘了” 而錯失機會。